FAQ - svar till de vanligaste frågorna vi får

APP - rapportering och administration via telefon

Här finner ni vanliga frågor angående APP'en för IPhone och Android.

Svar:

För att göra en helt vanlig rapportering klickar du på "Rapportera arbetstid".
Välj företag och projekt genom att klicka på den lilla pennan.
Starta registreringen.

Läs guiden: Registrera tid i appen

Svar:

Ladda ner appen

 Sök efter "TimeOrganizer stamp" i App Store respektive Google Play, eller använd snabblänkarna här nedan:
> TimeOrganizer stamp på Google Play (Android)
> TimeOrganizer  stamp på App Store (iPhone)

Starta en registrering

 Första gången du startar TimeOrganizer stamp behöver du inloggningsuppgifterna som du fått skickat till dig via mail. 
Har du inte fått dessa, kontakta din administratör.

- Klicka på ditt namn i listan för att checka in 
- Ange din PIN-kod
- du är nu incheckad och din arbetstid har börjat registreras

Om du har svårt med begreppen i TimeOrganizer kan du få en snabb förklaring under Begrepp

Svar:

Avsluta registrering 

När det är dags att gå hem för dagen är det även dags att avsluta din registrering i TimeOrganizer. 

- Klicka på ditt namn i listan
- Slå din personliga PIN-kod
- Nu har din registrering avslutats


Svar:

Anteckningen skriver du först då du slutför en registrering. Det går alltså inte att skriva en anteckning under tiden som appen räknar.

Om du vill skriva eller redigera en anteckning i en redan befintlig registrering klickar du på arkivet  ( ) och sedan på incheckningen i fråga.

Svar:

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller testa att i appen klicka på "Synkronisera" under fliken " Mer". () Då ska din registrering dyka upp.

Svar:

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller testa att i appen klicka på "Synkronisera" under fliken "Mer". () Då ska din registrering dyka upp.

Svar:

Ta kontakt med din administratör. Han/hon kan byta lösenord åt dig.

Om det endast är du som rapporterar tid med telefonen i fråga rekommenderar vi dig att i fortsättningen inte logga ut då det kan innebära att information som inte hunnit skickas till servern försvinner.

Svar:

Det är mycket enkelt. Gå in i arkivet ( ) och klicka på den registrering du vill redigera. Genom att sedan klicka på "ut" eller "in" kan du ändra datum och tid.

Svar:

Ja, men du måste logga in på TimeOrganizer på datorn.
Under "personliga inställningar" kan du ställa in tid för påminnelser vid både in- och utcheckning.

 Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Svar:

Har du ställt in arbetsdagar och tid?
Under "personliga inställningar" kan du ställa in exakt tid för påminnelser vid både in- och utcheckning.

 Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Svar:

Det kan finnas fler orsaker till att projektet inte syns:

Mobilen / GPS:en har inte synkat ordentligt.
Testa att trycka på "Synkronisera" 

Projektpositioneringen kan vara dåligt utsatt.
Administratören kan välja att sätta en specifik position för projektet, samt markera ut en radie runtom i önskad storlek. Kontrollera med administratören att han/hon satt ut en korrekt adress för just detta projekt. 

Administratören kan ha missat att tilldela dig rättighet till projektet.
Från administrationen väljer man vem/vilka som ska kunna rapportera på olika projekt. Kontrollera att administratören inte glömt att sätta dig som "medlem" på projektet i fråga.

Projektet kan vara inaktivt
Kontrollera med administratören att projektet fortfarande är aktivt och igång.

Skulle projektet trots allt ändå inte dyka upp kan du läsa på mer här om hur GPS-styrningen och positioneringen fungerar.
Läs guiden: Bra att veta

Svar:

Det kan finnas fler orsaker till att projektet inte syns:

Mobilen / GPS:en har inte synkat ordentligt.
Testa att trycka på "Synkronisera" 

Projektpositioneringen kan vara dåligt utsatt.
Administratören kan välja att sätta en specifik position för projektet, samt markera ut en radie runtom i önskad storlek. Kontrollera med administratören att han/hon satt ut en korrekt adress för just detta projekt. 

Administratören kan ha missat att tilldela dig rättighet till projektet.
Från administrationen väljer man vem/vilka som ska kunna rapportera på olika projekt. Kontrollera att administratören inte glömt att sätta dig som "medlem" på projektet i fråga.

Projektet kan vara inaktivt
Kontrollera med administratören att projektet fortfarande är aktivt och igång.

Skulle projektet trots allt ändå inte dyka upp kan du läsa på mer här om hur GPS-styrningen och positioneringen fungerar.
Läs guiden: Bra att veta

Svar:

Du kan logga in på webben (admin.timeorganizer.se) och rapportera din arbetade tid där i efterhand.

Alternativt kan du göra en efterrapportering när du återfinner din telefon.
Läs guiden: Efterrapportering i appen

Båda dessa funktioner styrs utav din administratör, så om du inte har tillstånd att göra dessa typer av registreringar ska du kontakta din administratör.

Svar:

Appen visas på svenska eller engelska beroende av vilket språk du har valt som telefonspråk.

För att få appen på ett annat språk måste du byta språk på hela telefonen.

Svar:

Gå in under fliken "Mer" och välj "Företag och projekt".
Tryck på plustecknet uppe i högra hörnet.
Skriv in företagsnamn, projektnamn och välj vilken/vilka grupper som ska kunna rapportera tid på projektet.

Vill du lägga upp ett projekt på ett befintligt företag?

Gå in under fliken "Mer" och välj "Företag och projekt".
Tryck på det företag du vill lägga till ett projekt på.
Skriv in projektnamn och glöm inte att välja vilken/vilka grupper som ska kunna rapportera tid på det. 

För en mer utförlig beskrivning 
Läs guiden Lägg till företag och projekt via appen

Svar:

Gå in under fliken "Mer" och välj "Användare"
Tryck på den användaren du vill se dagens registreringar för
Tryck på den registreringen du vill se positionen för

För en mer utförlig beskrivning
Läs guiden Se användarstatus i Appen 

Svar:

Efterrapportering i appen

Ifall du missat att checka in kan du enkelt rapportera i efterhand via appen eller webben.
Du kan göra en efterrapportering i appen endast om din administratör har givit dig rättigheter till det. Kontakta din administratör och fråga.

Så här gör du en efterrapportering:

  • Starta appen och gå till "Mer" och klicka på "Efterrapportering"
  • Välj företag och projekt genom att klicka på pennan  och avsluta med "Aktivera"
  • Fyll sedan i start- och sluttid (inkl. datum) för ditt utförda arbete.
  • Du kan sedan specificera rubrik, debitering samt ange restid och skriva en anteckning till registreringen.
  • Avsluta på "Registrera tid". Du får då en sammanfattning av din gjorda efterrapportering.
  • Avsluta med "Ok"

Rapportera frånvaro i efterhand:

  • Starta appen och gå till "Mer" och klicka på "Efterrapportering"
  • Klicka på pennan och välj företaget "Frånvaro" specificera sedan vilken frånvarotyp ("projekt") du vill registrera tid på. Avsluta med "Aktivera"
  • Fyll sedan i start- och sluttid (inkl. datum) för ditt utförda arbete.
  • Rubrik, debitering samt restid behöver du inte välja.
  • Skriv en anteckning till registreringen. (frivilligt)
  • Avsluta på "Registrera tid". Du får då en sammanfattning av din gjorda efterrapportering.
  • Avsluta med "Ok"

Svar:

Språkinställningar för appen i mobilen

Appen i mobilen finns idag på Svenska, Engelska, Spanska och Polska.
Språket som visas i appen styrs av det språk som är valt i din telefon. För mobiler med andra språk än svenska, polska eller spanska inställt kommer appen att visas på engelska.

Det finns inget sätt att välja språk till appen manuellt än att byta språk i hela telefonen.

Webbportal - rapportering och administration

Här finner ni vanliga frågor ang. tidrapportering via webben samt om administrationen.

Svar:

  1. Logga in i administrationen (admin.timeorganizer.se)
  2. Skapa användare för alla anställda som ska kunna rapportera tid.
  3. Skapa ett företag.
  4. Skapa ett projekt under detta företag.
  5. I projektet, under "medlemmar", väljer du de användare som ska kunna registrera tid på detta projekt.
  6. Be dina anställda att ladda ner appen. De kommer igång genom att logga in med de uppgifter som systemet skickat till dem via e-post.

Det finns en mängd saker du kan göra innan du startar, för att få fler möjligheter och förenkla din rapportering, men ovanstående är det minsta du måste göra för att komma igång.

Du kan givetvis lägga till fler användare, projekt, arbetsgrupper (...) och funktioner för TimeOrganizer allt eftersom. (Det kan då dock bli ett stort arbete med att lägga till dessa val på företag och projekt)

Vi rekommenderar att du tittar på vår Kom igång-guide för en utförligare beskrivning. Välj mellan "snabb uppsättning" (de steg finns beskrivna ovan) och "fullständig uppsättning" (där du tar tillvara på alla funktioner som TimeOrganizer har att erbjuda)

Lycka till!

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger till och redigerar användare:
 Läs guiden: Hantera användare

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger till och redigerar arbetsgrupper:
 Läs guiden: Hantera arbetsgrupper

Svar:

Det går tyvärr inte. X får bara ha en grupptillhörighet (sätts på användarens egenskaper). Du kan däremot lägga till X som projektmedlem i hur många projekt du vill.

 Läs mer om projekt och medlemsskap

Svar:

Om du inaktiverar en användare kan han/hon inte använda TimeOrganizer tills det att du bockat för "användaren är aktiv" igen.
Tar du bort en användare försvinner denna helt. Detta går inte att ångra.

Samma sak gäller för företag, projekt, debiteringskoder, aktivitetskoder, etc.

Svar:

När någon medarbetar slutar på företaget och inte längre ska kunna komma åt vare sig appen, webben eller annan information rekommenderar vi att administratören går in under "Hantera användare", klickar på person X och bockar ur "användaren är aktiv".

Om du inaktiverar en användare kan han/hon inte använda TimeOrganizer tills det att du bockat för "användaren är aktiv" igen.

Svar:

För att ge en användare ett nytt lösenord måste du vara administratör.

  • Klicka på "Personal > Hantera användare" i menyn
  • Klicka på den användare du vill byta lösenord på
  • Av säkerhetsskäl syns det nuvarande lösenordet inte. Fyll i ett nytt lösenord under "användaregenskaper"
  • Dubbelkolla att rutan "skicka e-post med inloggningsuppgifter" är vald
  • Klicka på "Spara"
  • Ett mail med det nya lösenordet går iväg till användarens e-postadress (Den som han/hon använder för att logga in)

Om användaren inte har glömt bort, utan bara vill ändra lösenordet, kan han/hon själv göra det via webben
 Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger upp nya företag:
 Läs guiden: Hantera företag

Svar:

Om du tidigare rapporterat på företaget och sedan tar bort det skulle detta påverka både attest, fakturor, lön, statistik (etc). Detta eftersom det finns en historik som sparas och alltid ska kunna ses tillbaka på.

Vårt tips till dig är att gå in under egenskaper och inaktivera företaget i fråga, då kommer det inte längre att synas i listan med resten  av företagen.

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger upp nya projekt:
 Läs guiden: Hantera projekt

Svar:

Här hittar du information om projektmedlemskap och arbetsgrupper:
 Läs guiden: Hantera projekt (avsnittet "projektmedlemmar")

Svar:

Det fasta priset kommer att användas på alla projekt och medlemmar som ingår i arbetsrollen.

Skriver/skrivs den över något annat pris?
Du kan sätta fast pris/timpris på projektnivå. Dessa skriver då över arbetsrollens standardpris, dock endast på projektet i fråga - inga andra.

Gå in under egenskaper för det projekt du vill prissätta. Där bockar du för "Individuella priser" och fyller i önskad siffra. Under projektmedlemmar kan du sedan specificera prissättningen för både arbetsgrupper och enstaka användare.

Finns en användare med i projektet både i en arbetsgrupp och som enstaka användare gäller priset på användare över gruppen.

Svar:

Du måste vara administratör för att kunna se alla in- och utcheckningar.

Klicka "Personal > Se incheckningar" i menyn på datorn. Då kommer du till en kartvy där du kan se tid och position för alla in- och utcheckningar.

Svar:

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller be användaren testa att i appen klicka på "synkronisera" under fliken "Mer". () Då ska registreringen dyka upp.

Svar:

Antalet Administratörer i systemet är obegränsat.

Svar:

Genom att skapa en så kallad Användarrapport

  • Klicka på "Rapportering > Rapporter > Användarrapport" i menyn.
  • Välj vilken period och vilken användare du vill se rapporten för
  • Klicka på "Skapa"

Det finns många möjligheter att utforma rapporten på just det sätt som du vill ha den. Den går även bra att exportera och redigera i Excel.

Svar:

Ja, genom att skapa en så kallad Företagsrapport

  • Klicka på "Rapportering > Rapporter > Företagsrapport" i menyn
  • Välj vilken tidsperiod rapporten ska visa
  • Välj för vilket företag och projekt du vill se rapporten på
  • Klicka på "Skapa"

Det finns många möjligheter att utforma rapporten på just det sätt som du vill ha den. Den går även bra att exportera och redigera i Excel.

Svar:

Ja, användaren kan själv ställa in sina påminnelser genom att logga in på webben och ändra under "Personliga inställningar"
Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Även du som administratör kan ändra användarnas påminnelser. Så här gör du:

  • Klicka på "Hantera personal" i menyn
  • Klicka på den användare du vill ska få en påminnelse
  • Fyll i vilka dagar och vilka tider användaren arbetar
  • Välj sedan hur lång tid efter arbetstidens start och slut påminnelsen ska komma
  • Avsluta med "Spara"

Svar:

Användarnamnet måste bestå av en giltig e-postadress som inte tidigare är registrerad i systemet.
Lösenordet måste bestå av minst två tecken.

Svar:

Ja, systemet stöder ROT & RUTavdrag. 

I systemet sätter du själv dina debiteringskoder på valfri % och ger dom ett namn. 

Svar:

Ja, Användarrapporten och Företagsrapporten går att sortera och gruppera efter behov. Så här gör du

Personalliggare

Här finner du svar på de frågor som rör Personalliggare..

Svar:

Personalliggare är idag ett krav för frisörer, restauranger och tvätterier.

Sedan 1:a januari 2016 gäller detta även för byggbranschen. Ansvaret för personalliggaren kommer att ligga hos byggherren och den som bedriver byggverksamheten. Läs mer här >>

Svar:

Om skatteverket gör en kontroll på er arbetsplats och liggaren inte existerar eller inte är komplett så får man betala en så kallad kontroll avgift, den är på följande belopp beroende på avvikelse:

Avgifter för byggherren:
- Ej anmält byggstart 25 000 kr / arbetsplats
- Ej tillhandahållit utrustning 10 000 kr
- Ej tillgänglig personalliggare vid kontrollbesök 10 000 kr

Dock kan maximalt en avgift om 10 000 kr / tillfälle även om två fel upptäcks. Vid upprepat fel inom ett år så är avgifterna det dubbla. 

Avgifter för näringsidkare: (den som bedriver byggverksamhet)
- Personalliggare ej tillgänglig vid kontroll 10 000 kr
- Personalliggaren är bristfällig eller bevaras inte 10 000 kr
- Personer som inte förts in i liggaren 2 000 kr/person

En kontrollavgift för näringsidkaren kan endast tas ut om byggherren tillhandahållit utrustning. Endast en avgift på 10 000 kr kan tas per tillfälle, förutom 2 000 kr för ej antecknad person. 
Vid upprepat fel inom ett år dubblas avgifterna.

Läs mer här >>

Svar:

Ja, självklart finns det inga regler utan undantag.

Dessa gäller för byggbranschen:
- Om slutsumman på bygget inte kan antas överstiga fyra prisbasbelopp (ca 170 000 kr) så behöver man inte föra personalliggare.

- En person som bara tillfälligt lastar eller lossar material på byggarbetsplatsen behöver inte skrivas in i liggaren. 

Läs mer här >>

Svar:

Ja, byggherren kan vid överenskommelse överlåta ansvaret till den som bedriver byggverksamhet, vilket innebär fullt ansvar för alla byggherrens uppgifter. Det går inte att överlåta enstaka delar. 

Läs mer här >>

Övriga generella frågor

Här finner ni övriga frågor som inte kan placeras under APP eller WEBB.

Svar:

Ja, kundregister kan importeras i systemet.
Kontakta våra utvecklare på 08-734 60 40 eller esupport@timeorganizer.se för mer information.

Hittar du inte det du söker?

Du kan alltid ringa eller maila oss och fråga om du inte hittar det du söker.
Vi finns tillgängliga för dig vardagar mellan 08:00 och 17:00 - lunchstängt 12:00 till 13:00.
Telefon: 08-734 60 40 eller E-post: esupport@timeorganizer.se